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2020/09/16 한양뉴스 > 정책

제목

"회의하는데 왜 인쇄를 해?" 태블릿 활용하는 'Smart 회의 시스템' 도입

기획처, 다양한 교내 회의 통합 관리하는 시스템 개발 운영

한양뉴스포털

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http://www.hanyang.ac.kr/surl/9NmaB

내용
교내에서 이루어지는 다양한 회의를 통합 관리할 수 있는 체계를 구축하고, 종이 없는 회의 실현을 위해 기획처는 대학 행정에 '스마트회의시스템'을 개발했다고 밝혔다.

우선 스마트회의는 '종이없는 회의'를 구현해 나가기 위해 태블릿 PC를 활용한다. 지정 경로를 통해 포털 로그인 후 웹페이지에 접속하면 태블릿 화면에 회의 자료가 나타나기 때문에 별도로 종이 출력하거나 준비할 필요가 없다. 첨부파일도 바로보기가 가능하다. 

아울러 원학처장회의, 업무조정회의 등 별도의 메뉴를 통해 접근해야 했던 주요 회의를 통합하여 관리할 수 있도록 교내정보시스템을 개선했다. 이를 통해 다양한 회의에 활용할 수 있는 확장성을 확보했다. 시스템 주관부서인 기획처 기획평가팀에서 기본 정보와 주관부서를 등록해주면 이후에는 주관부서에서 세부 사항을 설정하고 자료입력과 관리가 가능해진다. 신규 회의 개설 요청은 필수 정보들을 담당자에게 이메일을 보내 신청할 수 있다.

회의가 개설되면 개별 주관부서는 참석 부서와 자료입력 부서 등을 추가할 수 있고, 참석자를 조회해 추가할 수 있다. 회의 자료는 기본 팝업창 입력 이외 첨부 형태 업로드도 가능하다. 회의 진행 시에는 참석 부서 별 자료가 순차적으로 화면에 나타나게 된다. 참석자와 불참석자 관리도 가능하며, 참석 대상자에게는 일괄 문자나 이메일 발송할 수 있다. 

시스템 도입을 담당한 기획처 홍기웅 대리는 "시스템을 통해 회의 자료가 원활하게 축적되고, 이것이 지속적인 정보의 환류로 연결되길 바란다"며,  "사용자 편의 등이 향상될 수 있도록 사용 현황을 지켜보면서 계속 개선해 나가겠다"고 설명했다.
 
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